|
 Zamislite sebe kako čitate imejl i razmišljate o tome šta biste
klijentu odgovorili. Kolega ulazi u vašu kancelariju i pita nešto vrlo
važno u vezi sa izveštajem koji upravo piše. Usred tog razgovora, zvoni
telefon.
U ovom, drugom delu, iz trodelne serije članaka o multitaskingu, razmatraćemo mehaniku prebacivanja sa zadatka na zadatak i posledice koje pri tom nastaju. U prvom delu razjasnili smo to da je multitasking, zapravo, brzo prebacivanje sa zadatka na zadatak u jednoj seriji, a u trećem ćemo razmotriti načine na koje kouč-eksperti najbolje mogu da upravljaju sopstvenim zadacima i pomognu klijentima da završe svoje.
Kako multitasking funkcioniše?
„Identifikacija stimulusa“ prvi je korak u procesu prebacivanja sa zadatka na zadatak. Kada vas neko prekine, prisiljeni ste da prekid interpretirate u kontekstu prethodnih saznanja i iskustava. Signali iz okruženja (recimo, ulazak kolege u kancelariju ili zvono telefona) zahtevaju od vas da se ponovo orijentišete, postavljajući pitanje: „Gde sam stao?“
Zatim, morate da determinišete korake neophodne za izvršenje određenih zadataka. Ovaj proces „selekcije reakcije“ počinje menjanjem cilja. Pretpostavimo da ste kolegi dali odgovor koji mu je bio potreban. Vaš cilj je bio da mu pružite neophodnu informaciju. Kada ste ga osvarili, zamenili ste ga sledećim ciljem.
Vaš novi cilj mogao bi da bude završetak čitanja pisma, pošto vas je kolega u tome malopre prekinuo. Kako biste aktivirali svoj novi cilj, morate da „isključite“ proceduralna pravila koja je zahtevao prethodni zadatak i da „uključite“ serije naučenih procedura ili pravila relevantnih za novi zadatak. Kada se pravila procesiranja pisama aktiviraju u vašoj radnoj memoriji, spremni ste da delujete.
„Pokretanje“ je treći korak u procesu prebacivanja sa zadatka na zadatak. Pravila kojima raspolažete kada baratate pismima, nalažu vam da izaberete jednu od četiri mogućnosti: 1) odbaciti, 2) proslediti drugome, 3) zavesti u arhivu i 4) odgovoriti. Pravila vam pružaju smernice na osnovu kojih vršite vrednovanje informacija i odlučujete šta ćete dalje da uradite. Primenite pravilo, procesirate pismo i pređete na sledeći zadatak.
Ovaj trostepeni proces zahteva vreme – pola sekunde i više za prebacivanje sa zadatka na zadatak. Delovanje je kumulativno: što je češće menjanje zadataka, vremenske praznine postaju sve veće. Setite se samo šta se događa kada razgovarate telefonom dok vozite. Iako ste formalno svesni puta kojim vozite, morate da izvršite dve zamene zadataka – jednom da okrenete broj i jednom da se ponovo skoncetrišete na drum. U iznenadnim slučajevima, te sekunde nepažnje uzrokuju fatalne nesreće.
U dobru i zlu
Broj faktora povezanih sa zadatkom utiče na našu sposobnost da se sa zadatka na zadatak prebacujemo brzo i uspešno:
1. Opažajni signali,
2. operacionalna kompleksnost,
3. obim seta pravila,
4. dominantnost zadatka,
5. poznavanje zadatka,
6. OSI (odgovor-stimulus interval),
7. raspon pažnje i
8. kognitivni modeli i stilovi.
Radite nešto i telefon zazvoni. Dok vam opažajni signali (#1) kao što je ovaj ukazuju na to da treba da promenite zadatak, neki drugi opažajni signali zaobilaze centre za razmišljanje i idu direktno na 'udri ili beži' reakciju. Na primer, ukoliko sami šetate noću i nešto pred vas iskrsne iz senki - momentalno ćete reagovati udarcem, begom ili paralizom (od straha).
Sada, zamislite da pišete pismo. Na ruku vam sleti muva. Otresete je i vratite se pismu. Ova jednostavna operacija izaziva minimum uznemirenja. Međutim, što je kompleksnost zadatka veća (#2) biće vam potrebno više vremena da se vratite. Ukoliko pokušavate da rešite neki složen problem sa budžetom, a pretpostavljeni se odnekud stvori ispred vas tražeći odgovor na neko administrativno pitanje, možda će vam biti potrebno i više minuta da se prebacite sa jednog na drugi zadatak – u oba pravca. Prebacivanje sa jedne na drugu kompleksnu operaciju povećava i verovatnoću pojave greške.
Evo nas i kod obima seta pravila (#3). Koncentrisani ste na nešto kada iznenada dobijete nagon da kinete. Ruka automatski kreće ka ustima i nosu. Operativno pravilo koje ovde važi je: „Pokrij usta i nos kada kijaš.“ To je jednostavno pravilo koje ne narušava vašu usredsređenost.
Obiman set pravila ima suprotan efekat. Ukoliko analizirate složenu statističku tabelu, a kolega vam upadne u kancelariju sa nekim pitanjem, prisiljeni ste da pažnju prebacite sa onoga što radite na njega. Tada morate da „isključite“ jedan set proceduralnih pravila u vašoj radnoj memoriji kako biste mogli da „uključite“ drugi. Verovatnoća da ćete napraviti jednu ili više grešaka pri tom prebacivanju fokusa sa jedne na drugu stvar, vrlo je velika.
Dominantnost zadatka (#4) pomaže vam da znate kada treba da se prebacite sa zadatka na zadatak. Sstavljate izveštaj koji mora da bude gotov do kraja radnog vremena. Telefon zvoni, ali ga vi ignorišete. Prijatelj vas pozdravi u prolazu, ali mu ne otpozdravite. Oglasi se požarni alarm i vi momentalno menjate zadatak. Što je zadatak u pitanju dominantniji, to je učestalije prebacivanje.
Poznavanje zadatka (#5) ubrzava prebacivanje. Uobičajena ponašanja, odnosno navike, ponekad mogu da zaobiđu centre svesnog razmišljanja ili da se izvršavaju mehanički bez obraćanja posebne pažnje. Međutim, mehaničko obavljanje zadataka može dovesti do nefleksibilnog ponašanja i, šta više, povećati vreme potrebno da se reaguje na nove perceptivne signale. Ukoliko ne pazite na ono što radite, vrlo je verovatno da će vam izmaći važni znaci pa ćete nastaviti da radite nepravilno.
Kako je raditi pod pritiskom rokova? Čak je i Bendžamin Frenklin morao da zaključi: „Žurba stvara samo greške.“ Sad znamo zbog čega. Skraćujući interval reagovanja na stimulus (#6) – interval između jedne operacije i sledećeg opažajnog signala – povećava se učestalost menjanja zadataka. To proporcionalno povećava i količinu vremena utrošenog na proces prebacivanja, umanjujući koliko efikasnost (brzinu), toliko i delotvornost (kvalitet).
Nasuprot ovome, kako izlazite na kraj sa dosadnim zadacima? Neverovatan porast opažajne stimulacije (izazvan popularnošću video-igrica i frenetičnom smenjivanju slika koje je prvi upotrebio MTV) značajno je umanjio raspon pažnje (#7) kod mladih ljudi. Budući da mladi nisu navikli da se koncentišu u dužem vremenskom periodu, okupirani su izlišnim, brzim menjanjanjem zadataka, zbog čega pate od konstatnih posledica – traćenja vremena i truda kao i netačnosti.
Čini se da ima ljudi koji višestruke zadatke obavljaju sa lakoćom, dok se drugi muče. Ove razlike mogu da se pripišu varijacijama u kognitivnim sposobnostima i stilovima (#8). Pojedinci 'nezavisni od okoline' su ljudi koji su ekstremno fokusirani i kod kojih samo jak opažajni stimulus izaziva promenu zadatka, dok su pojedinci 'zavisni od okoline' kontinuirano svesni opažajnih signala oko sebe i spremniji su da prebacuju pažnju sa jedne na drugu stvar uz minimalan napor.
Zaključak
Nezavisno od toga koja kombinacija elemenata utiče na našu sposobnost prebacivanja pažnje sa zadatka na zadatak, može se izvući jedan očigledan zaključak: što je zadatak teži, kompleksniji, nepoznatiji, važniji i hitniji, to će mu prebacivanje na drugi, naneti veću štetu.
Ono što možda nije toliko očigledno jeste šteta koju prebacivanje zadataka nanosi samoj osobi koja se njime služi. Istraživanje je pokazalo da učestalo prebacivanje sa jednog na drugi zadatak umanjuje sposobnost pojedinca da bude maštovit i kreativan – upravo one ključne i neopipljive karakteristike koje definišu najdragocenije članove tima. Dugoročno gledano, multitasking ne koristi ni zaposlenima, ni njihovim organizacijama.
|
