 Đorđe (menadžer), kaže: „Moj asistent, Suzana, nikada ne preuzima inicijativu. Sve što mi treba dobijam u poslednjem trenutku ili sa zakašnjenjem.“
Suzana (asistent), kaže: „Đorđe, ti mi uopšte ne daješ priliku da preuzmem inicijativu. Postavljaš mi nemoguće rokove te sam prisiljena da trčm kao muva bez glave u pokušajima da zapušim sve rupe i završim posao.“
Situacija
Asistent i menadžer zarobljeni su u beskonačnom krugu međusobnog
optuživanja zbog čega trpi posao, i oboje su nezadovoljni i frustrirani.
Tipičan dan: „Suzana, gde je poslednji izveštaj o prodaji? Moram faksom
da pošaljem najnovije podatke Simi, pre naše telekonferencije u 3:00.
Napravi deset kopija tako da svi učesnici imaju svoj primerak. E, da,
rezerviši mi kartu za Minhen za utorak. Trebaće mi i finalni izveštaj
za 2007. godinu da ga ponesem sa sobom.“
Suzana nastavlja da dopisuje jednu za drugom stavke na svom dugačkom
spisku obaveza dok frenetično pokušava da se seti gde je poslednji put
videla taj izveštaj o prodaji.
Đorđe zove iz kancelarije: „Gde danas treba da se nađem na ručku sa Danilom Antićem?“
Suzana ne zna šta da mu odgovori, jer je zaboravila da napravi
rezervaciju. Zove zato drugi restoran u blizini kancelarije i rezerviše
sto za 1:00. Žurno dostavlja izveštaj o prodaji u Đorđevu kancelariju u
2:55, i obaveštava ga da se foto-kopir pokvario, pa izveštaje za ostale
trenutno štampa preko svog kompjutera. Doneće ih na sastanak čim sve
odštampa.
Đorđe za to vreme pregleda izveštaj i uviđa da neki podaci nedostaju. Traži, zato, od nje da ih pod hitno nađe.
Suzani je već dosta svega, iscrpljena je i nervozna, i oseća da bi
trebala da nosi neki šlem, kako bi se zaštitila od svega što joj se
sručilo na glavu. Čini joj se da je osuđena na to da rešava samo
probleme koje Đorđe pravi.
Šta asistent može da uradi?
Suzana može sveobuhvatnije da sagleda situaciju i identifikuje oblasti
u kojima bi nešto moglo da se preduzme. Zatim može da se sastane sa
Đorđem i porazgovara o tome kako bi njih dvoje mogli bolje da sarađuju,
da budu efikasniji tim te da mu iznese svoje predloge. Postoji još
nekoliko stvari koje Suzana (zaposleni, uopšte) može da preduzme:
Misliti dugoročno – Suzana bi mogla da napravi dugoročniji pregled
svojih poslova, radije nego da se fokusira samo na stvari koje su
hitne. Takav pristup omogućio bi joj da predvidi moguće prepreke, ali i
rešenja, a samim tim i da minimizira nastajanje kriznih situacija.
Razviti sistem praćenja – Mogla bi da osmisli sistem obaveštavanja svog
pretpostavljenog o onome što treba da radi i šta je već uradila. To
može biti i u formi dnevnog izveštaja o aktivnostima koje oboje imaju,
tako da svako od njih zna koliko je i čime onaj drugi opterećen. Na
ovaj način bi dobili i bolji uvid u eventualne promene prioriteta.
Baviti se suštinom – Najveći broj menadžera gleda "gro plan'. Zadatak
većine asistenata je, međutim, da se bave detaljima. Komunicirajte
koncizno i izbegavajte zaplitanje u duga objašnjenja.
Voditi računa o vremenu – Tokom nekoliko nedelja, beležite kada vam je
i koliko vrmena bilo potrebno da nešto obavite. Tako ćete steći
predstavu o odnosu vremena i obaveza, i uvideti oblasti u kojima način
rada može da se poboljša.
Šta menadžeri mogu da učine?
Đorđe i Suzana su se zapleli u situaciju koja nije retka na radnom
mestu. Postoji nekoliko stvari koje bi Đorđe (menadžeri, uopšte) mogao
da uradi:
Smanjiti tenziju – Jedan od najvećih problema sa kojima se suočavaju
menadžeri i asistenti jeste nedovoljna međusobna komunikacija. Đorđe i
Suzana bi morali da sednu i porazgovaraju, bez međusobnog
konfrontiranja i osuđivanja, o načinima na koje bi najbolje mogli
zajednički da rade na zadovoljavanju potreba njihovih internih i
eksternih klijenata.
Razviti sisteme samo-rukovođenja – Đorđe, očigledno, nije u stanju da
efikasno raspolaže svojim vremenom, da dobro planira i postavlja
prioritete. Zbog toga nije ni čudo što je stalno u haosu i što nije u
stanju da Suzani daje smislene instrukcije. Đorđe mora da shvati da je
i sam deo problema te da preduzme određene korake u cilju poboljšanja
lične organizovanosti. Trening i individualno savetovanje mogli bi da
mu budu od koristi.
Napraviti pripučnike za rad – Đorđe Suzani nije odredio jasne sisteme
rada niti prioritete. Bez takvih uputstava ona je unapred osuđena na
neuspeh. Prisiljena je da na zahteve date u poslednjem trenutku, u
poslednjem trenutku i reaguje. Polako i sistematski, Đorđe bi trebalo
da definiše najsvrsishodniji metod izvršavanja zadataka i odredi koje
sve korake Suzana treba da preduzme kako bi uspešno obavile sve veće
zadatke. Zatim, treba da ih napiše u obilku priručnika za rad i obuči
Suzanu.Tako će svaki zaposleni znati kako treba da radi i šta se od
njega očekuje.
Razviti sistem upravljanja – Đorđe treba da osmisli sistem po kome će
organizovati Suzanim rad, prenositi joj uputstva i davati zaduženja. Na
primer, mogli bi da se sastaju svakog jutra i odrede šta tog dana treba
da se završi i koji su prioriteti. Nakon toga, mogli bi da se ponovo
sretnu sredinom radnog dana, kako bi proverili šta je urađeno i
eventualno promenili prioritete.
U zaključku
Upravljati zbrkom na radnom mestu je zahtevan, svakodnevni posao.
Ključno je osloboditi se začaranog kruga međusobnog optuživanja za
propuste. Ono što je potrebno jeste struktura. Različiti sistemi moraju
se kontinuirano razvijati i primenjivati, kako bi posao tekao
neometano.
|
