|
 Veština uspešne poslovne korespondencije može vam pomoći da dobijete
onaj famozni ugovor od milion evra, unapređenje, da razrešite neku
raspravu ili ostvarite značajno povećanje broja potencijalnih
klijenata. Sa druge strane, ono što loše napišete nikad ne možete da
poništite; ali možete da izgubite skoro zaključen posao, pa i
zaposlenje.
Sledećih deset saveta pomoćiće vam da usavršite svoju veštinu pisanja:
- Pre nego što se latite pisanja, budite sigurni u to ko će biti vaša publika i šta očekujete da postignete. Odvojite nekoliko minuta i zamislite sebe u ulozi vašeg slušaoca; pokušajte da pretpostavite kako njegov svet izgleda.
Kako izgleda njegov tipičan dan? Kakve su njegove potrebe, ciljevi, izazovi? Zbog kakvih problema ne može da zaspi? Što više budete razmišljali i istraživali o vašoj publici i tome kako biste mogli da im pomognete, to će vaša komunikacija sa njima biti bolja.
- Nastojte da ne koristite akronime i sleng koji su u vašoj kompaniji uobičajeni. Možda se vama čini da će to dati draž celom tekstu, ali rukovodioce pretrpane obavezama to samo može da razdraži. Izostavite, takođe, i pseudoakademske poštapalice tipa: ergo, apropo, in finitum i slične kao i tehnički žargon. Budite jednostavni. Koristite reči kao što su 'upotrebiti' a ne 'eksploatisati', 'iskoreniti' a ne 'eliminisati' ili 'zainteresovati', a ne 'senzibilisati'.
- Koristite aktivne gramatičke konstrukcije, a ne pasivne, bezlične rečenice. „Dnevni red sastanka razmatraće se...“, primer je pasivne rečenice. „Porazgovarajmo o dnevnom redu..“ je aktivna. Budite samouvereni i odlučni u načinu na koji prenosite svoje ideje. Umesto da napišete: „Imao sam nameru da napišem izveštaj o merama produktivnosti u prodaji“, što zvuči slabo i neodlučno, napišite: „Pišem izveštaj o merama produktivnosti u prodaji koje treba primeniti pre kraja drugog kvartala.“
- Pišite tonom razgovora. Nemojte dosađivati čitaocima suviše formalnim i birokratskim jezikom –osim ako ne pišete birokratama ili nekome kome takav način izražavanja odgovara. Zbog toga i treba da poznajete svoju publiku.
Čak i onda kada pišete reklamnu/propagandnu poruku koju će možda čitati hiljade ljudi, neka vaše pisanje bude najličnije moguće. Pišite kao da razgovarate sa nekom posebnom osobom – vašim idealnim klijentom. Imajte njegovu sliku u umu i uspećete da na pozitivan način animirate hiljade drugih, koji će imati osećaj da se obraćate isključivo njima!
- Poređenja i druge stilske figure zamenite činjenicama i pouzdanim svedočanstvima. Fraze tipa „Mi smo broj jedan“ ili „Mi smo vodeći u svojoj branši“ i „Pružamo najbolje usluge“, neće vas odvesti nikuda. Umesto toga, upotrebite primere iz svakodnevne prakse: „Đorđe Đorđević, predsednik Acme Inc., našu je kompaniju stavio na prvo mesto po kvalitetu, u konkurenciji od 500 kvalifikovanih firmi.“
- Odlike proizvoda pretvorite u benefite koji će klijente emocionalno zainteresovati.
- Nemojte se oslanjati na automatsko ispravljanje grešaka u pisanju koje kompjuteri imaju. Odštampajte tekst (ili ga postavite preko celog ekrana) i pročitajte ga naglas. Ako vam ne bude zvučao kako treba, popravite ga tako da postane 'razgovorniji', odnosno da čitanje teče lako.
Čitajući tekst naglas, bićete u prilici da uvidite greške ili fraze koje kompjuter nije ispravio, recimo: 'eHologija' umesto 'eKologija'.
- Uvek pišite sa stanovišta svog klijenta. Počnite pohvalama na račun njegove kompanije. Opišite posebne atribute koji vam se kod njih dopadaju umesto da se hvalite time koliko je vaša kompanija neverovatna. Mnogo ponavljanja ličnih i prisvojnih zamenica siguran je znak prevelikog ega koji šteti poslovanju. Uvek koristite 'vi' i 'vaše' u pisanju, ako imate nameru da prodajete više.
- Kada je u pitanju posao, od vas se ne traži da pišete poeziju ili vrhunsku prozu i zato ne dopustite sebi da padnete u zanos pisanja. Determinišite najvažnije tačke i usredsredite se na njih, već u prvoj rečenici. Ukoliko pišete prodajnu ponudu, povećaćete svoje šanse dodavanjem najednostavnijeg post skriptuma na kraju pisma u kome na kreativan način sumirate glavne tačke, ostavljate utisak hitnosti ili dodajete na kredibilitetu. Na primer: „P.S. Pozvan sam da govorim na godišnjoj konferenciji vaše asocijacije sledećeg petka, i nadam se da ćemo se tamo videti.“
- Budite jasni, koncizni i ne okolišite. Uputite svoje čitaoce na konkretne akcije – „Kliknite na ovaj link da dobijete izveštaj o ....“ ili „Pozovite me da zakažemo petnaestominutnu besplatnu konsultaciju.“
|
