Ovladajte veštinom komunikacije preko telefona kako biste poboljšali rezultate

Netačne informacije mogu uzrokovati mnogo nevolja – od onih manjih, kao što je pogrešno napisano ime na fakturi – do katastrofalnih, kao što su zakasnele isporuke zbog kojih klijent izgubi ugovoren posao. Zbog toga se postarajte da za svaki telefonski razgovor odvojite dovoljno vremena kako biste bili sigurni da su podaci koje ste dobili tačni.

Sledeći mali saveti pomoći će vam da od svojih klijenata preko telefona dobijete tačne informacije:

1. Govorite polako i razgovetno
Studije pokazuju da ljudi u telefonskom razgovoru nesvesno prilagođavaju ton i tempo svog govora sagovornikovom. Govoreći polako i razgovetno, postići ćete da i osoba sa druge strane žice čini to isto – a što će umnogome smanjiti mogućnost nastanka grešaka i nesporazuma.

2. Koncentrišite se isključivo na razgovor
Ako su vam misli negde drugde dok vaš klijent govori, lako se može dogoditi da vam promakne nešto važno. Šta god drugo imate da radite tog dana, nemojte dozvoliti da vam ometa razgovor. Svu svoju pažnju usredsredite na sagovornika, a sve ostalo ostavite po strani.

3. Zamolite klijenta da vam ponovi svoje ime
Kada su u pitanju imena i nazivi, uvek proverite da li ste ih dobro čuli i zapisali. Ima imena i prezimena koja sadrže neuobičajene kombinacije glasova koje mogu da zvuče drugačije od onog kako se pišu i zbog toga uvek zamolite sagovornika da ih ponove.

4. Ponovite najvažnije informacije pre nego što spustite slušalicu
Pre nego što završite telefonski razgovor sa klijentom, uvek ponovite najvažnije informacije koje ste dobili (imena, adrese, posebne zahteve i slično) da biste bili sigurni da ste sve dobro razumeli. To je poslednja prilika da se uverite u njihovu tačnost i ne propustite da je iskoristite.