Komunikacija u vreme promena
Kaže se da se ljudi odlučuju da nešto preduzmu tek onda kad postojeća situacija postane bolnija od promena. Na sreću (ili, nesreću), naša situacija je bolna već godinama i očigledno je da se period promena neće okončati u skorije vreme. Da bi sa uspehom uveli promene, potrebno je da definišemo i uputimo jasne i koncizne poruke, koje će biti shvaćene, prihvaćene, i još važnije, realizovane. Evo nekih predloga:
Kažite kako stvari stoje. Niko ne voli ljude koji izbegavaju istinu; zapravo, to je jedan od glavnih razloga zbog kojeg su političari toliko omraženi. Ljudi osećaju kada ovi prikrivaju i/ili ulepšavaju pravo stanje stvari. Međutim, to je primer koji slede mnogi korporacijski ljudi. Dakle, kada je situacija crna, budite pošteni. Ako nebo treba da se obruši ljudima na glave, upozorite ih da se zaštite. Vesti im se neće svideti, ali će ih saslušati, a vas će možda i više poštovati zbog iskrenosti.
Morate verovati. U isto vreme, dok govorite o realnoj situaciji (čak i o katastrofi), recite nešto i o izgledima za budućnost. Svima nama potrebna je nada; u suprotnom, svako bi mogao sad i odmah da zatvori radnju. Morate govoriti o onome u šta kompanija veruje, o onome što je postignuto i šta će se još realizovati kada kriza prođe.
Razgovarajte o preduzimanju akcija. Kriza, sama po sebi, neće proći neopažena za jednu noć. Krize često uzimaju danak u obliku otkazivanja lansiranja proizvoda, propadanja lanca usluživanja, zatvaranje postrojenja, i smanjivanja broja zaposlenih. Menadžeri moraju biti konkretni u svojim izjavama: šta će se desiti, kada će se to desiti i šta ljudi u kompaniji mogu i moraju da urade. Neophodno je sastavljanje plana koji sadrži aktivnosti neophodne u periodu oporavka i aktivnosti koje će se preduzimati u periodu razvoja. Iako ovaj plan ne mora da bude detaljan kao strateški, treba da bude dobro promišljen. Vrlo je važno i da ostane dovoljno fleksibilan da se prilagođava novonastalim situacijama.
Pozovite sve da se priključe. Planiranje reakcije na promanu je stvar udruženih napora. Strateške ciljeve određuje vrh firme; realizovanje akcija posao je menadžera i njihovih ljudi, od sektora do sektora, od tima do tima, od jednog do drugog radnika. Postarajte se da se svi ljudi nađu uključeni. Redovno održavajte sastanke osoblja kako bi ljudi bili informisani, konsultovani i da bi od zaposlenih čuli komentare i predloge. Neki predlozi iskrsnuće za konferenciskim stolom, neki usred noći, a neki tek posle više meseci teškog rada. Uvek budite otvoreni za nove sugestije.
Objavite rezultate. Ništa toliko ne podriva promene koliko ćutanje. Zapravo, unutar kompanije, tišine nikad ni nema. Glasine i insinuacije će ispuniti prazninu u komunikaciji. Zbog toga, oformite kontakt-tim koji će obaveštavati ljude kako se stvari odvijaju. Čak i kada su vesti loše, prosledite ih (ljudi su ionako skloni tome da pretpostavljaju samo najgore). A, kada stvari krenu na bolje, objavite ih na sav glas. Proslavite uspehe. Izvedite to na originalan način – možda, neka posebna čestitka-imejl ili zajednički izlazak. Veličina uspeha oderediće veličinu proslave.
Zapamtite da ništa ništa nije nepromenljivo. Promene su po prirodi ciklične; ono što se menja sada, promeniće se kasnije ponovo. Postarajte se da ovu činjenicu ljudi shvate, kao i činjenicu da je ono što je dobro za danas ne mora takvo da bude i za sutra. Ovo pogotovu treba imati na umu ukoliko od ljudi tražite da prihvate izvesne ustupke u zaradama, sugerišući im da bi nešto odricanja u sadašnjosti moglo višestruko da se isplati u budućnosti. Sa druge strane, neke metode poboljšanja procesa rada možda neće izdržati test vremena; uz nove tehnologije biće potrebno preduzimati i nove akcije. Najkraće rečeno, ni stene nisu nepromenljive, a kamo li organizacije.
Odredite svoj put ka uspehu. Što preciznije definišete svoje poruke to će biti delotvornije. Ponekad je za tako nešto potrebno vreme, vreme koje u trenucima krize nećete imati. Vaša reakcija, iako promišljena i brza, mora da pokrene komunikaciju koja će promene učiniti održivima ne samo preko noći, već tokom vremena.