Vodite li izlazni intervju?
Izlazni intervju se pokazao kao dobra praksa jer zaposlenima daje priliku da se oproste a poslodavcu da dobije vredan feedback o svojoj kompaniji. Pravilno vođen, izlazni intervju predstavlja najdirektniji put do otkrivanja percepcije zaposlenih o najrazličitijim temama od kompanijke kulture do restorana za zaposlene.
Dobijene informacije služe kao osnova za uvođenje poboljšanja koje će pomoći privlačenju i zadržavanju kvalitetne radne snage. Iskustvo sa izlaznog intervjua može takođe doprineti jačanju percepcije o kompaniji - poslodavcu na tržištu i pozicioniranju kompanijskog brenda. Treba imati u vidu da, sada bivši zaposleni, idealno treba da postane ambasador kompanije za koju je radio, možda i budući klijent, tako da nije neuputno uložiti napor da sa izlaznog intervjua ponese pozitivno iskustvo.
Kako da počnemo?
Kao i u svakoj drugoj vrsti intervjua, ključ uspeha leži u pripremi. Pregledajte i obavite ocenu dostignuća zaposlenog i svih onih stvari koje je zaposleni svojim radom pribavio kompaniji. Da li je njegov rad bio konzistentan u svim aspektima obavljanja posla? Da li je često pokazivao inicijativu? Kako se slagao sa ostalima?
Konsultujte se sa njegovim linijskim menadžerima i saradnicima da bi stvorili detaljniju sliku, pogotovo o razlozima njegovog odlaska i teškoćama njegove zamene. Sastavite spisak pitanja i oblassti o kojima želite da razgovarate i dodajte bilo koju opšte pitanje koje bi hteli da postavite o percepciji zaposlenig o kompaniji-poslodavcu.
Postarajte se da je zaposleni spreman
Obe strane će izvući daleko više koristi iz ove vežbe ukoliko se i zaposlenom da dovoljno vremena da se pripremi. Pripremite za zaposlenog formular i spisak pitanja, koji će ga voditi i pomoći da strukturiše svoje misli i odgovore unapred. Postoji dobra šansa da će neki zaposleni pokušati da iskoriste izlazni intervju da ogovaraju i žale se na menadžere, kolege ili firmu. Fokusiranje njihovih misli unapred će smanjiti ovu verovatnoću.
Ne smetajte, molim!
Pronađite udobnu i tihu prostoriju. Odstranite sve smetnje i svedite na minimum mogućnost prekidanja. Postarajte se da ste oboje spremni da slušate i posvetite pažnju.
Koje su vam veštine potrebne?
Koristite slične veštine i tehnike kao što bi to učinili u bilo kom drugom intervjuu. Uspostavite kontakt i opustite zaposlenog sa nekoliko opštih pitanja vezanih za njihovu ulogu i odgovornosti pre nego pređete na detaljnija pitanja o opštem zadovoljstvu poslom i reazlozima za odlazak. Ne zaboravite da pratite govor tela i podstaknite sagovornika da komentare potkrepi činjenicama ili opisom situacije, kako bi lakše stavili primljene komentare u kontekst.
Neki će se zaposleni ustezati da izraze svoje iskreno mišljenje o neporednom pretpostavljenom ili određenim delovima kompanije, zato postavljajte dodatna pitanja. Setite se uvek da je svrha izlaznog intervjua pribavljanje informacija, pa je u vašem interesu da budete objektivni a ne emotivni i da postavljate otvorena pitanja koja podstiču iskren i promišljen odgovor. Sa druge strane, izbegavajte navodeća i ograničavajuća pitanja.
Pronalaženje zamene
Iskoristite intervju kao pomoć u kreiranju profila zaposlenog koji bi trebalo da zameni zaposlenog koji odlazi. Pitajte koje veštine i karakteristike bivši zaposleni smatra potrebnim za obavljanje njegovog posla. Koliko dobro opis posla odgovara stvarnoj ulozi? Koja je obuka potrebna? Koliko godina iskustva je potrebno za obavljanje posla? Koliko plata i prateće beneficije odgovaraju radnom mestu?
Uspešan izlazni intervju će obezbediti sve korisne ideje koje kasnije pomažu pri regrutaciji i selekciji zamene. On takođe kreira kulturu kontinuiranog napredovanja ka ostvarivanju većeg zadovoljstva zaposlenih i pozicioniranja firme na tržištu kao poslodavca za koga je prestiž raditi.
Vratite ih
Ukoliko odlazak zaposlenog predstavlja veliki gubitak za kompaniju, možda ćete želeti da ostavite otvorena vrata za njegov eventualni povratak. Zahvalite im na saradnji tokom intervjua i pozitivno prihvatite dati feedback. Postarajte se da im kažete gde se mogu informisati o budućim otvaranjima radnih mesta u kompaniji (kompanijski sajt npr.), ili ih ponovo kontkatirajte posle šest meseci, što im je dalo dovoljno vremena da se distanciraju od kompanije i sagledaju prednosti rada u njoj iz druge perspektive.
Koje su uobičajene greške tokom vođenja inzlaznog intervjua?
Odeljenje HR-a ne bi nikada smelo da dozvoli da izlazni intervju vodi neko od mlađih, nepripremljenih ili neiskusnih članova tima. Mislite o zaposlenima koji odlaze kao o klijentima, i tako se prema njima odnosite. Obavezno je da obe strane na razgovor dođu dobro pripremljene i imaju relna očekivanja od krajnjeg ishoda. Najvažnije, ispitivač uvek mora biti objektivan: ostavka se ne sme posmatrati kao lična izdaja i izlazni intervju nije mesto za gorke i neumesne optužbe.
Kako na najbolji način iskoristiti prikupljene podatke?
Sav feedback sa izlaznog intervjua mora biti objektivno pregleda, analiziran i stavljen u odgovarajući kontekst. Jedan od načina da se feedback sistematizuje je stvaranje polugodišnjeg ili godišnjeg izveštaja koji će vam pomoći da postavite prioritete u porukama koje ste dobili i na vreme preduzmete neophodne aktivnosti.
Ne zaboravite:
- Budite objektivni. Izlazni intervju ima smisla jedino ukoliko ste sposobni da vidite izvan svoje trenutne emocionalne reakcije i uspostavite praktični i racionalni plan poboljšanja za ubuduće.
- Pripremite se. Ništa više ne frustrira od ispitivača koji nije spreman, nije sposoban ili ne želi da vodi produktivni izlazni intervju.
- Pokažite da vam je stalo. Ukoliko je zaposleni koji odlazi bio kvalitetan radnik i svojim radom doprineo kvalitetu i kredibilitetu kompanije, izlazni intervju je pravo mesto da mu se zahvalite za njegov trud.