Deset najgorih e-mail grešaka
Vaš e-mail je isto toliko deo vašeg profesionalnog imidža koliko i odeća koju nosite, poruke koje ostavljate na telefonskoj sekretarici ili način na koji se rukujete. Ako želite da stvorite kvalitetne poslovne odnose, obratite pažnju na izgled i sadržaj vaše elektronske pošte i čuvajte se sledećih 10 grešaka:
1 Poruka sa trivijalnim naslovom ili bez naslova
Nema mnogo smisla poslati poruku bez naslova. Uzimajući u obzir količine poruka koje dnevno dobijamo, naslov je izuzretno važan ukoliko želite da vaša poruka bude blagovremeno pročitana. Naslov treba da „na blic“ odrazi suštinu vaše poruke. „Ćao“, „Dobar dan“ ili „Gde si“ ne podstiče čitaoca da se odmah posveti vašoj poruci.
2 Ne personalizovana poruka
E-mail jeste neformalan, ali je i dalje uvodni pozdrav obaveza. Počnite sa „Dragi Nikola“, „Poštovani gospodine Đorđeviću“, „Zdravo Jelena“ ili samo „Marija“. Propust da ovo uradite, učiniće vaš e-mail hladnim.
3 Zaboravljanje na ton poruke
U direktnoj komunikaciji licem u lice 93% sadržaja prenete poruke je ne-verbalno. Čitalac vaše e-mail poruke nije u mogućnosti da vidi vaše lice ili čuje ton vašeg glasa, zbog toga pažljivo i promišljeno birajte reči. Stavite se u položaj druge osobe, pročitajte šta ste napisali i razmislite na koji način vaše reči mogu biti shvaćene.
4 Zaboravljanje provere pravopisa
U ranim danima e-mailinga neko je stvorio shvatanje da ovaj oblik komunikacije ne mora biti savršen bar što se pravopisa tiče. Pogrešno! Kao i svaki drugi i ovaj vid komunikacije vas predstavlja. Koristite pravilno velika i mala slova, gramatiku, interpunkciju i uvek proverite postojanje slovnih grešaka. Ako pišete na engleskom i proveravate slovne greške na engleskom, zapamtite da će vam kompjuter ispraviti redosled slova u reči ali vam neće pomoći u izboru odgovrajuće reči. Čitajte. Ukoliko niste sigurni oko značenja neke reči, konsultujte rečnik.
5 Pre nego poruku pošaljete proverite sve još jednom
Da li ste saopštili ono što ste želeli? Kakav je „ton poruke“? Ako ste i malo bili uznemireni i ljuti kada ste pisali poruku, da li ste je ostavili da „odmori malo“ pre no ste je poslali (o ovome vam mogu pričati iz ličnog iskustva!)? Da li ste „zakačili“ dokument u prilogu (a tek o ovome, mislim da svi možemo da pričamo iz iskustva!)?
6 „Rat i Mir“
Ograničite dužinu vaše poruke. E-mail nije mesto na kojem treba da pokazujete svoje Toltojevske deskriptivne kvalitete. Napišite nekoliko pasusa sa po par rečenica u svakom. Ako se uhvatite da pišete predugačku poruku, pozovite osobu telefonom ili zakažite sastanak.
7 Prosleđivanje poruke bez odobrenja
Razmislite o ovome: ako je poruka poslata vama i samo vama, na osnovu čega bi vi sebi dali za pravo da je prosledite dalje? Suviše često su poverljive informacije postale javne zbog nečijeg odsustva takta i loše procene. Osim ukoliko ste pitali ili tražili dozvolu, nikada ne prosleđujte poruke namenjene samo vama.
8 Mišljenje da niko nikada neće videti vašu poruku
Od trenutka kada pritisnete dirku „pošalji“, više niste u mogućnosti da pratite i ne znate gde i kako vaša poruka može završtiti. Ne koristite Internet da šaljete bilo šta što ne bi sutradan voleli da zateknete na stranicama žute štampe. Za prenošenje ličnih ili osetljivih informacija koristite druge načine komunikacije.
9 Slanje poruke bez potpisa
Uvek se potpišite, iako je vaše ime sadžano u zaglavlju poruke i dodajte kontakt informacije kao što su broj telefona, faksa i adresa. Druga strana možda želi da vas pozove ili da vam posla dokumenta koja se ne mogu poslati elektronskim putem.
10 Očekivanje odgovora odmah
Ne sede svi ispred komjutera kada im pristigne poruka. Lepota komunikacije Internetom je u njenoj udobnosti. Ovakva komunikacija ne prekida nužno tok rada. Svako može da proveri svoje kompjuterske poruke kada im to odgovara. Ako vam je hitno potreban odgovor, koristite telefon.