16 koraka koje treba da načinite da bi bili izuzetni u komunikaciji

1. Nemojte misliti da ono što vi znate, znaju i svi ostali. Zaposleni će raspolagati informacijama samo ukoliko uložite napor da im ih pažljivo prenesete.
   
   
2. Redovno održavajte sastanke sa zaposlenima. Na sastancima izveštavajte o tome kako firma posluje, o glavnim dostignućima, problemima, saopštenjima vezanim za zaposlene i sl.
   
   
3. Koristite sastanke da bi obezbedili feedback o vašem upravljanju. Organizujte neku vrstu okruglog stola da bi mogli da čujete svačije mišljenje.  
   
   
4. Izbegnite opasnost širenja glasina. Zauzmite stav da je bolje pružiti suviše nego premalo informacija. Držite oglasni pano u poslovnim prostorijama. Redovno na njemu ispisujte novosti, a vašim ljudima dopustite da zapišu ona pitanja za koja žele da budu pokrenuta na sastancima. 
   
   
5. Nikada nemojte da poričete istinu ili da lažete. Često se dešava da informacija dopre do vaših zaposlenih pre nego do vas. Identifikujte izvor i utvrdite da li je u pitanju tačna ili lažna informacija. Kada ste utvrdili istinu, odmah obavestite vaše ljude.
   
   
6. Započinjite razgovore u pozitivnom duhu. Ukoliko postoji mogućnost izbijanja konflikta, startujte sa nečim oko čega se i vi i sagovornik slažete. Da bi uspostavili pozitivnu atmosferu, gradite razgovor na onim oblastima koje su vam zajedničke.  
   
   
7. Izbegavajte reč “ali” – to je reč koja istog trenutka kod sagovornika izaziva defanzivu.  Da bi se razgovori okončali u pozitivnom duhu bolje je koristiti reč “i”.
   
   
8. Koristite pozitivan jezik. Budite istovremeno svesni i onoga što govorite, i načina na koji to govorite. Nemojte da steknete reputaciju nekoga ko stalno oponira i ko je samo jako dobar u pronalaženju mana u tudjim idejama.  
   
   
9. Uspostavite saradnju pomoću reči. Naredbodavne fraze poput: “Ti bi morao…”, “Trebalo bi …”, “Moraš…”, “Moram da tražim od tebe da…” sadrže u sebi prinudu. Stoga one mogu da vrše pritisak na zaposlenog i da kod njega izazovu trenutni otpor.
   
   
10. Trudite se da upoznate tuđe stavove. U slučaju pregovaranja, koristite pitanja da bi saznali koje nedoumice i potrebe može imati vaš sagovornik. Pokušajte sa: “Šta u ovom slučaju očekujete od mene?» ili “Šta Vam je nejasno u vezi sa onim što tražim?”
    
    
11. Izložite vaše potrebe. Koliko je vama potrebno da ste upoznati sa potrebama druge strane, upravo toliko je njemu ili njoj potrebno da sazna koje su vaše potrebe. Važno je reći ne samo šta vam je potrebno, već i zašto vam je to potrebno. Često se dešava da se neslaganje pojavi oko načina rešavanja nekog problema, a ne oko krajnjeg cilja.
    
    
12. Blagovremeno pripremite i druge opcije. Ukoliko rešenja koja vam najviše odgovaraju nisu prihvatljiva, treba da znate koliko ste spremni da popustite. Predvidite zbog čega bi druga strana mogla da se usprotiviti vašoj sugestiji i budite spremni da uzvratite nekom drugom idejom.
    
    
13. Nemojte da se prepirete. Ljudi se prepiru kada žele da dokažu da je druga strana pogrešila, ne zato da bi napredovali u postizanju sporazuma, koja god da je situacija u pitanju. Rasprave ponižavaju sagovornike i često za posledicu imaju samo borbu za prevlast.
    
    
14. Odlučite u kojim situacijama je pismena komunikacija poželjnija. Da li se donosi neka važna odluka? Da li je problem kompleksan? Da li je pre donošenja odluke potrebno proučiti predmet? Pod tim okolnostima, često je poželjan pisani dokument.
    
    
15. Izbegavajte pravni žargon. Koristite stil pisanja nalik govornom jeziku. Pišite kao što razgovarate sa prijateljima.
    
    
16. Vodite kratku i preciznu prepisku. Fokusirajte se na suštinu – ne na ono što je marginalno. Neka vam je prvi pasus kratak – ugrabite čitaočevu pažnju i zadržite je pišući jasno i sažeto.

Štampa