Kako voditi projektni tim
Verovatno ste već mnogo puta do sad realizovali sopstvene projekte. Međutim, u savremenim kompanijama, od vas će se tražiti da radite kao deo projektnog tima. Ukoliko pokažete da se dobro snalazite u zajedničkom radu, možda dobijete zadatak i da rukovodite samim projektom. Ovom prilikom, daćemo vam nekoliko saveta o tome kako da sastavite i vodite uspešan projektni tim:
- Pre nego počnete da sastavljate tim, dobro razmislite o tome kakvih stručnih profila treba da budu njegovi članovi. Nemojte donositi konačne odluke pre nego što razmotrite sve zadatke koji vas očekuju.
- Ljude za projekat birajte po njihovim sposobnostima, a ne zbog toga što su trenutno slobodni ili inače volite da radite sa njima. Podršku njihovih pretpostavljenih tražite sami, preko svojih šefova ili putem zvaničnih zahteva sponzora.
- Sve veštine koje zahteva realizacija projekta prikažite pregledno, u koordinatnom sistemu. Na X-osu upišite imena izabranih pojedinaca, a na Y-osu određene odgovornosti. Vodite računa o tome da ni jednu potrebnu veštinu ne propustite .
- Definiciju misije tima stavite na istaknuto mesto još prvog dana. Kada prihvate rad na projektu, svim članovima tima mora da bude jasno šta i sa kojim ciljem treba da se radi. Tokom projekta će možda doći do korigovanja misije, a vaš je zadatak da obezbedite informisanost i saglasnost članova tima i sponzora projekta o nastalim promenama.
- Napravite plan komunikacije tima. Osim što osnovna pravila moraju biti ustanovljena još na prvom sastanku, trebalo bi dogovoriti i kanale komunikacije između članova tima tako da protok informacija bude pouzdan i blagovremen. Ukoliko imate na umu izveštaje – bilo da se oni podnose u štampanoj verziji ili onlajn – definišite šta treba da sadrže, koliko detaljni da budu i u kakvoj formi. Ukoliko planirate da održavate sastanke, unapred se dogovorite o njihovoj učestalosti, terminima i mestu sastajanja kao i o tome ko će biti zadužen za dnevni red, hvatanje beležaka i drugo što se tiče logistike.
- Nezavisno od plana komunikacije grupe, sastanite se pojedinačno sa svakim članom; dogovorite se oko strategije kojom biste osigurali to da informacije ne lutaju ili netragom nestanu. Neverovatno je koliko 'prašine može da se podigne' oko toga što je neko slučajno izostavljen iz informativnog lanca.
- Tokom sastanaka, postavljajte pitanja vezana za temu koju treba podrobnije ili obimnije objasniti. Ohrabrite prisutne da postavljaju hipotetična i konstruktivna pitanja. Niko od članova tima ne bi smeo da se ustručava da kaže da mu nešto nije jasno i da zamoli za ponovno ili drugačije sročeno pojašnjenje.
- Naučite da čitate između redova. Poruka nije samo ono što neko govori. Tražite nameru koja stoji iza reči. Da li vas neko na suptilan način upozorava na postojanje problema? Možda želi da izrazi svoju bojazan oko izvesnog zadatka ili procesa.
- Nastojte da doslednim ponašanjem, i kada zahtevate i kada radite, stvorite i održite ugled pouzdane osobe. Držite se obećanja i nedvosmisleno dajte do znanja kolegama kako će se odluke donositi.
- Budite fleksibilni. Kao vođa projekta, steći ćete autoritet koji ide uz taj položaj. Međutim, to ne znači da treba da dominirate grupom. Umesto toga, radije se oslonite na veštine interpersonalne komunikacije u nastojanju da okupite druge oko ostvarenja zajedničkih ciljeva.