Nemam dovoljno ljudi, a posla - preko glave!

Kada su resursi oskudni, nema vam druge do da napravite plan upravljanja sopstvenom karijerom, timom, pa čak i šefom. Najefikasnija sredstva u ovakvim slučajevima su: uravnoteženost, fokusiranje i efikasna komunikacija.

Predstavljamo vam Aleksandru, menadžera. Ona je borac i neko ko ume da opstane. Zadužena je za korporativni i proizvodni marketing XYZ kompanije. Proletos su  Aleksandru zamolili da preuzme i jednu od proizvodnih linija kompanije. Zajedno sa novim odgovornostima stigao je i poslovni cilj kompanije za sledeću godinu: 50% povećanje profita.

 

Hr software

 

Da bi postigla ovako nešto, Aleksandra je znala da će joj biti potreban efikasan i poslu posvećen tim. Ono što je trenutno imala, bila je grupa premoranih ljudi. Šta više, istraživanje zadovoljstva zaposlenih otkrilo je da 60% od njenih 48 podređenih veruje da rade sa maksimum kapaciteta i da ne bi mogli da preuzimaju nikakva dodatna zaduženja. Da situacija bude gora, u sledećih šest meseci ukupan broj zaposlenih  njenog odeljenja biće smanjen sa 48 na 35, pri čemu paralelno neće doći do smanjenja kompanijskih očekivanja po pitanju uspešnosti poslovanja.

Sve u svemu, pred Aleksandrom je stajao i te kakav izazov. Moguće je da ste vi neko ko se nalazi u položaju sličnom njenom i da treba da se izborite sa sličnim scenarijom. Pokušavati da ostvarite sve što je do skora postizalo dvoje ili čak troje ljudi, može vas dovesti do toga da se osećate frustriranim i potcenjenim. Ali, imajte vere – ovakvu oluju možete da preživite i da isplivate na vrh - uz dobru strategiju.

Dobro promišljen i detaljno razrađen plan rukovođnja sobom, vašim timom, pa čak i vašim šefom, u ovako teškoj situaciji, ne samo da će pomoći da izađete na kraj sa svim postavljenim zahtevima, već će vam omogućiti da tako stečene pozicije iskoristite za buduće napredovanje.

Počnimo, zato, od onoga šta nikako ne smete da učinite: pouzdan recept za sigurnu propast jeste da preuzmete 'čitavo breme' i pokušate sve da uradite odjednom. Sami ćete 'pući' u rekordnom roku, zaposleni će vas prezreti, ugrozićete svoju reputaciju, a posao najverovatnije neće biti urađen. Nasuprot tome, ako se suprotstavite novim dužnostima kada je kompanija u krizi, možda vam se neće dopasti reakcija koja će uslediti. Čak i ako se ne nađete na vrhu liste zaposlenih koji će dobiti otkaze u prvom krugu, sasvim je izvesno da ćete dobiti nalepnicu „nije timski igrač“, koja će vam u značajnoj meri ograničiti budućnost u firmi.

Koji je onda recept za uspešno ponašanje u ovakvoj poslovnoj klimi? Može se reći da su neophodni sastojci sledeći: uravnoteženost, fokusiranje, efikasna komunikacija i mnogo, mnogo dinamičnosti.

1. Fokusirajte se
Budući da je sasvim jasno da nećete uspeti sve da postignete, intenzivno se posvetite tome da u mnoštvu ciljeva prepoznate one koji su zaista najvažniji – vama, vašem timu i kompaniji. Da bi ste ovo lakše izveli, testirajte prioritetnost svakog cilja postavljanjem ( i odgovaranjem) na sledećih 5 pitanja:

- „Kakav je njegov ekonomski uticaj?“ - Kako će taj cilj uticati na kompaniju u ekonomskom smislu i da li će ona zbog toga napredovati?
- „Da li je u skladu sa strategijom kompanije?“ – U vreme munjevitih promena kompanijske strategije, od vitalnog je značaja redovno procenjivati validnost i opravdanost određenih individualnih i timskih ciljeva kako bi se uskladili sa kompanijskim.
- „Na koji način će ovaj cilj zadovoljiti ostale?“ – Koliko je određen cilj važan vašem timu, šefu, nekim drugim, važnim, osobama?
- „Koji je nivo moje posvećeneosti, talenta i energije koje u njegovo ostvarenje ulažem?“ Ukoliko je nivo makar jednog od ovih nizak, najverovatnije nećete dobiti rezultate proporcionalne uloženom trudu.
- „Imamo li dovoljno resursa?“ – Ima li dovoljno vremena, novca i drugih sredstava koja su neophodna da se taj cilj dostigne?

Setite se takođe da nikako ne možete sami, potpuno pouzdano odrediti koji su od ciljeva najvažniji. Nakon što samostalno prođete kroz ceo proces, sastanite se sa vašim pretpostavljenim, izložite mu svoju analizu i vidite do koje mere ste usklađeni. Treba da naučite da budete otvoreni i da saslušate kako će šef reagovati na ono što mu predstavite. Ukoliko posebnu pažnju obratite na ekonomske posledice i strategiju, govorićete jezikom koji on razume i delovaćete sposobnije.

Mnogi menadžeri vrlo su rezervisani kada su u pitanju ovakvi razgovori s nadređenima. Prosto je zapanjujuća činjenica da su organizacije spremne da prihvate merenja uspeha u kriznim periodima, ali da je tek po neki pojedinac voljan da razgovara o onome što treba da se postigne.

Mnogim ljudima, ipak, najteže pada iniciranje ovakvog tipa diskusija. Istraživanja su pokazala da bi zaposleni radije prihvatili da rade po 80 sati nedeljno, nego da prolaze kroz neugodne razgovore o preopterećenosti poslom.

Kako, onda, načeti tako delikatnu temu? Evo jedne od mogućnosti: „Veoma sam uzbuđena zbog izazova koji su predamnom. Međutim, imam deset sjajnih prilika, a vremena za svega četiri. Da ste na mom mestu, šta biste učinili?“ Šta ste u stvari uradili? Prebacili ste loptu u njegov/njen deo terena.

2. Ne zaboravite na male uspehe
U vreme kada su članovi vašeg tima puni bojazni i imaju osećaj da su na kraju svih snaga, iskoristite manje uspehe kao sredstvo motivacije. Prvo se potrudite da svima bude jasna dugoročna strategija, a onda ukažite ljudima na manje ciljeve koji su već ostvareni i koji mogu poslužiti kao predznaci konačnog uspeha; to će doneti nov priliv energije u vaše redove.

Održavajte redovne sastanke tima kao i one u četiri oka sa direktno podređenima; naglasite, takođe, važnost određivanja dnevnih i nedeljnih prioriteta. Sve ovo ima za svrhu osiguravanje da ostvarenje kratkoročnih ciljeva bude u skladu sa onim dugoročnim.

Evo još nekoliko saveta preopterećenim menadžerima:

  • Istupite napred

Niko ne želi da bude onaj koji će reći kakve će biti implikacije smanjivanja broja zaposlenih, pa se tim 'vrućim krompirom' poigravaju svi, prebacujući ga od vrha uprave ka nižim nivoima, dok neko ne završi kao žrtveni jarac zato što nije napravio čudo. To što ćete istupiti napred i objasniti šta će biti urađeno a šta neće, može vas  učiniti herojem. Učinili ste ono što niko drugi nije i usredsredili svoje napore ka ostvarenju rezultata za koje ste odlučili  da su najvažniji.   

  • Stvorite saveze

Viši rukovodioci treba da stvore sopstvenu mrežu internih saveza. Ova mreža mora da bude strateški napravljena tako da uključi osobe koje imaju direktne veze u oblastima uticaja mendžera. Interni savezi ovog tipa ne samo da mogu da vam olakšaju rad, već mogu da učine i da taj rad bude zapažen. Povijanje glave pod teretom gomile odgovornosti koje su vam dodeljene znači samo to da će vaša lična i strateška vizija ostati pusti san. Ukoliko ne iskoristite priliku da pridobijete one koji imaju najveći uticaj na donosioce odluka, oni neće biti u prilici da vam kasnije pomogu. Rukovodioci treba da imaju blizu sebe i ljude koji umeju da kažu istinu. Pronađite u svojoj organizaciji dvoje ili troje ljudi koji će hteti da vam kažu i stvari koje ne biste želeli da čujete, ali koji će umeti i da vas podrže tamo gde niste prisutni. Kada se nađemo u teškoj situaciji, poslednje što nam treba su ljudi koji će nam govoriti samo ono što misle da bismo želeli da čujemo.

  • Rukovodite naviše

Podsetite svoje nadređene na dodatne odgovornosti koje imate. Ljudska priroda je takva kakva jeste, pa će oni, sasvim izvesno, lako zaboraviti ili prevideti ove promene, ako im na njih ne ukažete (bar s vremena na vreme). Ovakve stvari mogu biti nezgodne, jer ne želite da vas drugi vide kao kukavnog oportunistu u vreme poslovne krize. Od vašeg šefa tražite redovan fidbek o svojim dodatnim dužnostima. Tako ćete ga na suptilan, ali efikasan način, podsetiti na vaša nova zaduženja i on će pred svojim, često umornim očima imati vaš rad, kao i količinu i značaj vašeg doprinosa.

  • Fokusirajte se na nove dužnosti

Najlakše od svega što možete da uradite, kada vam natovare nov projekat na leđa, jeste da timu date kratak pregled zaduženja. Opstanka radi, pravo je iskušenje uveriti se da znate dovoljno kako biste mogli da rukovodite trenutnim procesom i zaustaviti se na tome. Ovakvim pristupom propuštate veliku priliku. Ukoliko odvojite vreme kako biste zaista razumeli odgovornosti koje vaš tim ima, moći ćete iz nove perspektive da ocenite načine na koje se njihov rad može učiniti strateški vrednijim. Pomozite timu da se fokusira na ono što bi moglo da se izvede drugačije da se ostvare i bolji rezultati i poveća efikasnost. Radeći tako, doprinosite više u sadašnjosti, i pripremate se da ostvarite još bolje rezultate u budućnosti.

  • Istaknite se uvek kao deo tima

Kada preuzimate značajane, nove odgovornosti, vrlo je primamljivo videti sebe na pijedestalu spasioca kompanije – ili bar, najzaslužnijeg za trenutni uspeh. Međutim,  čuvajte se ovakvog stava pre nego što se pojave konkretni rezultati. A kad već dođete u položaj da vam svi čestitaju, pažljivo prikažite svoj uspeh samo kao deo radnog učinka celog tima. Održavajte redovne, neformalne sastanke sa svojim pretpostavljenim. Uz kafu, spomenite kako je tim dobro reagovao u novim situacijama i rezultate koje je postigao; redovno u prvi plan stavljajte tim, nikada sebe kao pojedinca. Iskoristite te sastanke za planiranje sledećih poteza. Na primer, ukoliko je vaš tim naučio značajnu lekciju koja bi mogla dobro da posluži u nekoj drugoj oblasti od interesovanja za vašeg pretpostavljenog, ponudite se da pomognete u međutimskoj razmeni iskustava i obučavanju. Ovakav proaktivan pristup nosi sobom izvesne prednosti, a istovremeno, pokazuje i to koliko ste posvećeni organizaciji.

Na posletku, šta ćete izvući iz naše priče i kako ćete primeniti date savete, zavisi isključivo od vas. Međutim, držimo da bi svako mogao da izvuče bar jedan nauk: mnogo je rukovodilaca koji sede i čekaju da im nešto sâmo 'padne u krilo'. Šta više, mnogi od njih drže glave u pesku poput nojeva. Uikoliko se i vi ponašate tako, ne zaboravite da su, kada vam je glava u pesku, neki drugi delovi tela sasvim izloženi.  

Štampa